成功堅持力
成功新法則
作者:蔡茹涵、楊倩蓉 出處:Cheers雜誌149期日期: 2016.04.22

3把鑰匙,輕鬆掌握工作進度

管理大師彼得‧杜拉克(Peter F. Drucker)曾說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則將一事無成。」

 
這句話,相信不少業務都心有戚戚焉。儘管工時相對自由,但肩負業績與客戶需求的雙重壓力,如何分配時間、擬定先後順序、掌握進度,確實是門需要練習的學問。
 
其中,掌握進度的難度又最高。原因無他:其一,它是你個人能力與對公司貢獻度的展現,更直接影響到KPI與升遷;其二,它除了時間管理外,更是許多複雜因素的總和,從老闆、客戶、部屬、團隊成員到你自身的一個決定,都可能帶來影響。
 
不過,只要深入拆解,掌握3把關鍵性的「時間管理之鑰」,就能在面對繁雜專案時事半功倍。著有《時間管理黃金法則》一書的台灣大學化學工程學系教授呂宗昕指出,想做好時間管理,不妨由第一把鑰匙──為自己制訂下「可行的進度」開始。
 
第1把鑰匙:用CSDA原則,為自己訂下可行性高的專案進度
 
人對於「時間緊迫的deadline」的接受度,與彈簧有著異曲同工之妙。當施加一定外力,彈簧會隨之伸長,並在外力移除之後縮回原本的長度。人也同樣具備這樣的彈性,可以為偶一為之的加班或衝刺業績展現爆發力。
 
然而,倘若施加外力超過彈簧可承受的程度,彈簧就會徹底變形;一旦變形了,就再也無法恢復原狀──從時間管理的角度來看,也是如此。適當的壓力可激發工作動力,但超過極限、可行性太低的工作進度表,只會令人提不起勁,反成為負面阻力。
 
那麼,如何為自己訂下鬆緊得宜的專案進度?呂宗昕指出一項原則:「時間壓力與『距離截止日期』的時間成反比」。在為自己或團隊擬定專案進度時,不妨參考CSDA時間管理原則,避免操之過急。
 
★Count→由底限往前推,計算距離截止日期的時間
 
執行專案的最大壓力,來自截止時間。因此,第一步就是由截止日期往前推,明確估算出自己剩餘的工作時間,你甚至可在私人行事曆或工作日誌上進行「倒數」,隨時自我提醒。
 
★Shift→往前移動截止日期
 
人人都有惰性,愈是重要、愈造成心理負擔的事,往往會被拖延至最後一刻,才「不得不」進行。因此,不妨自行將截止日期往前移動3∼7天,強迫自己提前動手,也能預留緩衝時間,因應臨時狀況。
 
★Divide→將剩餘工作時間平均分割為數等份
 
計算出剩餘工作時間後,將它分割為數個等份。例如,距離自己設定的「提前截止日期」尚有20天,分割為4等分,每一等分是5天;因此,每隔5天,你就必須完成總工作量的四分之一。倘若進度不彰,務必要盡速追趕!
 
★Approach→接近截止日時,放手全力衝刺
 
截止日期代表的,是你與公司、老闆、廠商、客戶之間的承諾。截止日來臨前,彼此存在權利及義務關係;在那之後,若無法如期完成工作,不僅關係被消滅,雙方的信任感也將崩盤。因此,務必趕在截止日期前全力衝刺,甚至提早完成──任何時候,「提早交件」都會令人感到驚喜,也會愈滿意工作成果。
 
一般來說,截止日期的訂定多掌握在老闆或客戶手中,很難被隨意更動。因此,你更要學會安排進度,唯有務實、可行、鬆緊得宜,才能不疾不徐地完成任務。
 
第2把鑰匙:召開一場精準有效的專案會議
 
提起「開會」兩字,辦公室裡幾乎人人避之唯恐不及;對經常需要四處移動的業務來說,一場冗長、成效不彰的會議,更像一顆「卡」在行事曆中動彈不得的石頭,永遠只能無奈配合。
 
然而,無論你是身為大型專案的一份子,或者你自己本身就是專案召集人,開會確實仍是統整進度、交流意見的重要平台。該怎麼召開一場精簡、有效的會議,避免增加專案成員的額外負擔?呂宗昕建議,可從以下方向著手改造。
 
□縮減報告人數
 
小組負責人或重要幹部應上台例行報告,其餘成員採隔週報告制即可,只保留最精華的流程。若有特定同事的表達能力較差、較缺乏重點,可建議他事先多練習,避免耽誤大家時間。
 
□嚴守開始與結束時間
 
無法準時開始的會議,多半也無法準時結束。因此,會議召集人應在一開始就分配各項議程的討論時間,並明訂會議結束時間,讓大家先有心理準備。切記,要說到做到!
 
□明確劃分討論範圍與議題
 
再也沒有比一場失焦的會議更令人昏昏欲睡的了。召開會議前,務必通知所有與會者本次的議程與提案,給大家事前構思的空間,丟出來的點子才能聚焦。不少人很著迷於天馬行空的腦力激盪(brainstorming),建議偶一為之即可;一旦出現頻率高到令成員疲乏,就與浪費時間無異。
 
□事先備妥書面資料或PPT
 
漫無重點式的報告,不僅成效不彰,還等同虛度與會者的工作時間。因此,無論書面報告或簡報用PPT,都應事先備妥,挑選重點說明即可。其他資料則可列入參考用附件,讓大家帶回去自行研究,有興趣者再私下交流。
 
當然,還有另一種情況──假使你不是這場專案會議的召集人,只是被通知開會的成員之一,無法主導流程與時間,又該怎麼辦?對此,著有《早上3小時完成一天工作》的日本insight learning公司董事長箱田忠昭建議,在一場會議中,除了必須專心聆聽發言者的重要陳述外,在意見交換、文件傳遞、設定播放工具等過程中,還藏有不少可善加利用的空檔。
 
你不一定要明目張膽地將個人工作帶進會議室內處理,但不妨藉著這個場合,規劃會議結束後的工作事項、擬好一封信件的腹稿,或索性「化主動為被動」,針對剛剛已有初步結論的議題,思考它與你的工作範圍有何關聯?自己要如何因應調整?一有問題,在會議中可以立即提出,不但能馬上獲得解決,還有機會因反應敏捷而讓主管刮目相看。
 
第3把鑰匙:控制個人進度之餘,也協助調整團隊的進度
 
最後這把鑰匙,關係到掌握專案進度的最後一哩路,也就是「別人的進度」。
 
事實上,隨著個人能力與資歷提升,一旦升上管理職,你經手的工作項目多半不只是個人專案,更有必須團隊合作、帶領成員共同前進的部門專案。此時,無論你個人的能力再強、進度再超前都沒有用,一一觀察成員們的工作情況,並予以適時協助,才是當務之急。
 
對表現優異的業務來說,自律多半不是問題,但要插手協助「別人的進度」,可不是件容易的事。當然,也不是每個成員都需要幫忙,建議先分別觀察大家的工作情形,進度穩定的不予干涉、聽其自然發展;至於總是「吊車尾」、影響團隊專案進度的成員,可參考美國心理醫師珍‧博克(Jane B. Burka)與萊諾拉‧袁(Lenora M. Yuen)撰寫的《拖延心理學》。書中建議了5個循序漸進的應對方式:
 
1.講明限制、最後期限與後果:假使影響進度的情形一再發生,不妨將對方找來,一起討論這件事的嚴重性,並再次確認下一次分工的最後期限,以及沒有達成的後果。
 
2.幫助他「腳踏實地的思考」:多數時候,當事人都不是有意拖延,只是習慣設立不切實際的模糊目標,而非思考自己在有限的時間、精力下能完成甚麼。當他脫口而出「沒問題,這不會花我多少時間」時,不妨試著反問他:「你覺得這個專案還有哪些事情要做?」、「你這週還有多少空檔?」幫助他評估實際狀況。
 
3.協助他設立短期小目標與獎勵:不習慣將大目標分割成短期小目標的人,往往容易在執行過程中失去成就感。你可以試著帶領他設定短期任務,並在達成後,給予一點小獎勵。即便只是請他喝杯飲料,也能令他肯定自己目前的努力。
 
4.你真的生氣時,請直接告訴他:身為專案主導者,你難免會因為進度不如預期而感到失望和火大。比起間接的挖苦、嘲諷、冷落對方,你應該直接讓成員知道,他的哪些行為已對團隊造成影響。
 
5.對事不對人,讓所有成員知道他們其實比專案表現更重要:控管團隊進度的過程難免出現摩擦,務必適時告訴大家,你除了重視他們的工作能力,他們的個人特質也對團隊非常重要,諸如慷慨、幽默、好奇心、敏銳的觀察力等。
 
想更精準控管專案?試試辦公桌上的小幫手!
 
儘管人人都有智慧型手機,但不少時間管理專家都建議以最傳統的「書寫」記錄專案日程。不僅能強化個人記憶,還能無形中降低滑手機確認工作清單、卻又忍不住逛起Facebook的頻率,節省下更多時間。
 
專家們推薦的「3大幫手」,在你的辦公桌上一定都能找到。但是,你掌握他們各自最有效果的使用方法了嗎?
 
用便利貼列出每天的To-Do List:
 
每天的代辦清單多如牛毛?這時候,用便利貼不僅一目瞭然,每完成一項就劃掉,更能讓你帶著滿滿的成就感下班。
 
再精細一點的人,可以將大張便利貼畫成「田」字,分別列出重要工作、聯絡事項、討論事項、個人雜務等4大類別,底下再細分具體工作內容。例如聯絡事項與討論事項都與他人有關,就該選在上午進行,預留等候時間。
 
用工作日誌記錄時間排程:
 
如果你每天有開不完的會議、跑不完的行程,那麼書寫空間大、還細分出上午8點∼下午6點時間空格的工作日誌,最方便你安排工作順序。
 
假設你是個作息正常的「晨型人」,便可將上午視為生產時間,從事企劃撰寫、資料分析等工作;下午再安排行政會議、小組討論、會面訪談等行程。
 
用桌曆強調重要日期,推算截止日:
 
以月份為單位的桌曆,可以讓你一坐下,馬上看見整個月份的重要工作日期,如專案企劃書繳交日、部門簡報會議等。
 
如果想更游刃有餘,也可以在截止日期的前3∼7天,自行設定一個「假截止日」,給自己一段緩衝期。
 
同場加映》Top Sales時間管理祕技
 
知名業務諮詢顧問菊原智明在《賺錢業務員與差勁業務員不同的50個習慣》一書中表示,成功並非只因「更努力」而來,而是改掉了一些看來不起眼的習慣。
 
例如他發現,真正成功的業務員即便再忙,都很少抱怨「沒時間」。頂尖業務員往往準時下班、放假會好好休息,但是工作表現與業績卻又讓其他人望其項背。訣竅就在於,他們擅於分配時間。
 
以下3點為許多人在時間管理上常犯的錯誤,看似不嚴重,但往往成為晉升超級業務員的關卡。只要有意識地避免,效果可能遠超過你的想像!
 
絕不延遲回覆客戶超過24小時
 
NO 容易因手邊工作排擠回覆的動作⋯⋯
 
YES把任何客戶的email都第一時間處理!
 
一般業務員最怕犯的錯誤就是:「糟糕,我忘了回覆客戶的email了!」
 
菊原智明認為,延遲email的回覆,甚至比晚回電話的後果更嚴重。因為電話是立即看得到的聯絡方式,而沒有頻繁收信的客戶很可能因為業務員的一時延遲,導致收到信件的時間加倍拉長。
 
因此,愈早回覆客戶的詢問,生意成交的機會愈大。很多業務員常因忙於手邊工作,無法迅速回覆,有時候可能只是「3天後回信」和「2小時後回信」的不同,就造成天差地遠的結果。
 
絕不等週一才規劃當週工作內容
 
NO 快休假了,只想放輕鬆⋯⋯
 
YES週五已把下週的工作安排妥當!
 
你習慣「先甘後苦」還是「先苦後甘」?一般業務到了週五,心情總是特別輕鬆,因為接下來就是週末,不如先喘口氣再說吧!
 
不過,在放假前一天,才是超級業務員最忙碌的時候,除了盤點本週進度之外,還會預先規劃下週行程,一切底定後,再帶著篤定的心情離開公司。否則,就算假日沒有上班,心裡還是會惦記著週一上午有很多事必須處理,休假時反而無法放寬心。
 
例如有的業務部門就習慣在週五開週會,除了追蹤本週進度外,也可掌握下週的規劃。如此一來,收假進辦公室後,心中早就知道待辦項目的內容,可避免產生「Blue Monday症候群」,提高工作效率。
 
絕不沒計劃就先行動
 
NO 先做再想⋯⋯
 
YES先想再做!
 
《不拖延工作術》作者傑夫‧戴維森(Jeff Davidson)認為,要著手任務時,如果缺少明確的起始點,或沒有合理的步驟依循,便很容易拖延。這是因為策劃好行動程序之後,事情一下子就看起來簡單多了。即便路還是不好走,但至少可以邁開步伐。
 
先規劃的好處,在於先在腦中「考量」過步驟,而且最好寫下來,不但可以減輕心理負擔,一旦程序躍然紙上,更能彈性選擇個別步驟先後完成,不必模糊地牽掛整個過程,徒然增加不必要的焦慮。
 
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